Update werkkostenregeling

Per 1 januari 2011 is onder de naam werkkostenregeling het nieuwe regime voor vrije vergoedingen en verstrekkingen van kracht geworden. U kunt in 2012 en 2013 nog kiezen of u de werkkostenregeling gaat toepassen of dat u blijft vasthouden aan de bestaande regelgeving.
Na evaluatie in 2012 zal de werkkostenregeling in 2014 definitief worden ingevoerd.

Inmiddels kan er al een jaar met de werkkostenregeling worden gewerkt.

Aanpassingen en verduidelijkingen in de werkkostenregeling

Naar aanleiding van onder andere een tussenevaluatie van de werkkostenregeling en overleg met diverse belangengroepen, zijn er enkele nieuwe wijzigingen:

Versoepeling verwerking eigen bijdrage bij loon in natura

De wetgeving regelde dat een eigen bijdrage van de werknemer in mindering kwam op de waarde die in aanmerking genomen moest worden. Dit hield in dat de eigen bijdrage per individuele werknemer moest worden geadministreerd. Aangezien het nu juist de bedoeling van de werkkostenregeling is te komen tot administratieve lastenverlichting, is nu geregeld dat u met ingang van 2012 de totale waarde van de verstrekkingen mag verminderen met het totaalbedrag van de eigen bijdrage van de werknemers voor de betreffende verstrekking.

Verhoging vrije ruimte per 1 januari 2013

Binnen de werkkostenregeling mag u nu maximaal 1,4% van de fiscale loonsom onbelast vergoeden en verstrekken aan uw werknemers (de vrije ruimte). Deze vrije ruimte wordt met ingang van 2013 met 0,1% verhoogd tot 1,5% van de fiscale loonsom. De loonsom bestaat uit het loon waarover de loonbelasting wordt ingehouden (volgens de normale tarieftabellen, het anoniementarief of de tabel bijzondere beloning). Eindheffingsloon behoort daarom niet tot de grondslag. In het Belastingplan 2013 is echter nog financiële ruimte ingeboekt voor een aanvullende stijging van de vrije ruimte met 0,1%, dus naar 1,6%.
    

Verduidelijking begrip werkplek

De waarde van een groot aantal voorzieningen op de werkplek valt niet in de vrije ruimte, maar wordt op nihil gewaardeerd. Maar wat is precies een werkplek? De definities zijn verduidelijkt. Zo kan een auto een werkplek zijn als een werknemer daarin arbeid verricht en als de werkgever arbo-verantwoordelijk is voor dat vervoermiddel. Daarnaast kan een parkeerplaats of garage op het bedrijfsterrein van een werkgever deel uitmaken van een werkplek indien deze openbare ruimte (ook) toegankelijk is voor werknemers.

Onder werkplek wordt – bij de nihilwaarderingen – meestal verstaan: ‘elke plaats die voor het verrichten van arbeid wordt gebruikt en waarvoor voor de werkgever de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) van toepassing is’. Dit betekent dat wordt aangesloten bij de verplichtingen die u hebt op grond van de Arbowet. Hierop geldt echter wel één uitzondering. In het kader van de werkkostenregeling wordt de werkplek in de woning van een werknemer voor de nihilwaarderingen níet als werkplek beschouwd, terwijl de Arbowet deze ruimte wél als werkplek beschouwt. Tevens vormen niet alle voorzieningen die de werkgever voor de werknemer treft loon. Er moet sprake zijn van een voldoende oorzakelijk verband tussen de voorziening en de dienstbetrekking (oorzakelijk-verbandcriterium) en de voorziening moet een privévoordeel voor de werknemer meebrengen (voordeelcriterium). Voorzieningen die geen privévoordeel meebrengen vormen geen loon en blijven daarom onbelast, onafhankelijk van de vraag of ze op de werkplek worden gebruikt of verbruikt.
 

Verduidelijking beroepsregister

Inschrijving in een beroepsregister is vrijgesteld en valt dus niet in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Dit geldt niet alleen voor verplichte registraties, maar ook als op een andere wijze sprake is van voldoende kwaliteitsborging vanuit de beroepsvereniging.

Verduidelijking nihilwaardering feest op de werkplek

Als werknemers naar een andere locatie moeten voor een personeelsfeest, receptie of jubileumfeest, geldt nu ook voor deze werknemers de nihilwaardering, dus niet alleen voor die werknemers die al op die locatie werkzaam zijn.

Eindafrekening werkkostenregeling

Past u de werkkostenregeling toe, dan bent u gedurende het jaar 2011 waarschijnlijk uitgegaan van een schatting van de vrije (forfaitaire) ruimte. In de laatste loonaangifte over 2011 maakt u dan een eindafrekening.

Bepalen vrije ruimte

Er zijn voor bestaande ondernemers twee praktische regelingen om de vrije ruimte te bepalen.
1.     De eerste is om het jaarloon van het voorafgaande kalenderjaar, herleid naar het tijdvak, als uitgangspunt te nemen. Om de vrije ruimte voor bijvoorbeeld de maand januari 2011 te bepalen, mag over 1/12 deel van het totale bedrag aan fiscaal loon in 2010 het percentage van 1,4 worden toegepast. Dit mag u vervolgens elke maand toepassen. Uiterlijk in het eerste loontijdvak van 2012 moet dan een herrekening plaatsvinden naar het werkelijke fiscale loon in 2011.
2.     De tweede regeling is om eerst de vrije jaarruimte die is berekend naar het jaarloon over 2010 te benutten. Pas wanneer die jaarruimte in de loop van 2011 wordt overschreden, zal voor de komende tijdvakken moeten worden afgerekend. Uiterlijk in het eerste loontijdvak van 2012 moet u een herrekening maken naar het werkelijke fiscale loon in 2011.

Deze herrekening maakt u voor beide methoden als volgt:

• U berekent de werkelijke waarde van de totale vergoedingen en verstrekkingen die in de vrije ruimte vallen aan de hand van uw financiële administratie over 2011.
• U berekent de werkelijke vrije ruimte aan de hand van het totale fiscale loon in 2011.
• U toetst de totale vergoedingen en verstrekkingen (die in de vrije ruimte vallen) aan de werkelijke vrije ruimte.
• U neemt het positieve of negatieve verschil op in uw eerste aangifte van 2012. Is de vrije ruimte groter dan de vergoedingen en verstrekkingen, dan krijgt u 80% eindheffing over het verschil terug. Is de vrije ruimte kleiner, dan moet u 80% eindheffing over het verschil betalen.

Bent u een startende ondernemer? Dan moet u de volgende methode toepassen:

1. U dient 1,4% van het totale fiscale loon per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar te nemen.
2. Vervolgens dient u per aangiftetijdvak te toetsen of de vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven. Het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt verwerkt u per tijdvak in uw aangifte. U betaalt hierover 80% eindheffing.

Een nadeel van deze methode is dat u grote kostenposten niet volledig belastingvrij kunt vergoeden. Ook moet u met deze methode per aangiftetijdvak rekening houden met wisselende loonsombedragen door bijvoorbeeld veranderingen in uw personeelsbestand en uitbetaling van vakantiegeld of een dertiende maand. Bovendien mag u het bedrag waarmee u uw vrije ruimte overschrijdt, niet doorschuiven naar volgende aangiftetijdvakken waarin u misschien vrije ruimte overhoudt. Tot slot mag u ook niet herrekenen.

Tip

Om de vrije ruimte niet aan te tasten, kunt u ervoor kiezen bepaalde aangewezen zaken die voorheen vergoed of verstrekt werden, in het vervolg ter beschikking te stellen aan de werknemer. Ter beschikking stellen houdt in dat de werknemer deze zaken bij het einde van het dienstverband aan u terug moet geven. Denk hierbij aan zaken als gereedschap en mobiele telefoons.